IT事務の志望動機や自己PR、面接対策を現役office講師が徹底解説。 志望動機や自己PR作成のポイント、具体的な例文をご紹介します。
面接時のポイントや想定質問、ChatGPTを使った効率化についても掘り下げているので、
ぜひ最後までお付き合いください！
【重要度別】志望動機で押さえておきたい4つのポイント
【重要度5】なぜIT業界に興味を持ったのか？
IT業界とはIT全般を活用したサービスを展開する企業の集合体のことです。
そのようなIT業界に興味を持ったきっかけとしては以下の理由が多いのではないでしょうか。
《業界に対するイメージ》
- 人手不足とよく聞くので自分も貢献したい
- IT業界は成長分野なので将来的に見ても安定して仕事がありそう
《IT関連の職種に対するイメージ》
- マシントラブルやシステムトラブルのときに対応してもらったので自分もそうなりたい
- 前職の勤務中にIT業界の方と話すことがあり、会話をしていて楽しかったから
- 趣味でパソコンに触れることが多く、以前から挑戦してみたいと思っていた業界だから
《働き方・条件に対するイメージ》
- リモートワーク可能な職種で通勤から解放されたい自分にぴったり
- 一般事務職よりIT事務職の方が給与が高そう
- 未経験者応募可能な求人がよく出ている
もし該当するものが1つでもあるするならば、皆が思っていることでありそれだけを志望理由にするのは弱い、ということが容易に想像できると思います。そこで大切なことは「ご自身ならではのIT業界との接点」について説明すること、にあります。「具体的に」どういったときに感じたのか、考えたのか、それを熱意をもってアピールしましょう！
【重要度4】なぜ事務職を志望したのか？
皆さんは「事務職」と聞くと何を思い描きますか？
一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、人事事務、金融事務、医療事務、貿易事務、法務事務、 学校事務・大学事務…。最近では営業の方がアシスタントを付けずに営業事務も担当されていることも増えてきました。会社により、「事務職」という呼び名も異なり、「事務スタッフ」「アシスタント」という呼び名もあります。特にキャリアチェンジされる方は事務職に「パソコンと向き合う時間の長い仕事」という認識が強いようですが、むしろコミュニケーションや連絡・調整業務が多いポジションでもあります。
職務の範囲が決まっていないからこそ、スキルの棚卸しをしっかり行うことでライバルと差が付きます。今までの経験を応募書類や面接で伝えてください！
経験のある方はなぜまた事務職を継続して希望するのか？という質問に対応できるよう考えをまとめておきましょう。
【重要度5】キャリアビジョンとの一致度の説明
面接の定番質問で「入社されてから3年後、5年後のイメージを教えてください」という質問があります。
実際に働く姿をイメージできているか確認されているわけです。ここで、
- 具体的に3年後の自分の携わっている仕事や働く姿のイメージが湧き、伝えられる
- 向上心があり、仕事に役立つスキルの習得に熱心である
ことを示せると良いですね。
一方、
- 内定を獲得してから考える
- まだやっていないのでわからない
- どうなっていてほしいんですか？と逆質問をする
これらはもちろんNGですね。
【重要度3】現在のITスキルレベルを示す
IT業界への就業を目指すには、ITリテラシーレベルもチェックされます。IT業界のニュースやトレンド、
皆さんはどこから情報を得ていますか？その情報は正しいですか？
ヒートウェーブではセキュリティの専門的なコースから、IT未経験者から挑戦できるようになる豊富な
カリキュラムがたくさんあります！
最近3ヶ月で取得した資格試験は選考する企業も大注目！自身のキャリアビジョンに一致している
資格試験の受験を目指しましょう。
《office系》
昨今はどの業種でもパソコン操作がつきもの。応募するときに「基本的なパソコン操作の出来る方」
や「Word, Excel基本操作の出来る方」と募集要項に掲載されています。
そのようなときにスキルを示す指標として役立つのがこちら。
- MOS(Microsoft Office Specialist) Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlookの5科目あり、Officeソフトがどのくらい使えるレベルにあるのか、を証明する資格
- P検 5級～1級までの級別になっており、受験者の目標に合わせて受験できます。パソコンの知識やタイピングの速さなどパソコン全般の知識があることを証明できる資格
《日商簿記》
- 経理事務、会計事務への応募に必須、というわけではありませんが、取得すれば基本的な用語を理解しているためキャリアアップが図りやすい、実務経験を積上げやすくなります。
もちろん、就職・転職に有利に働き書類選考を勝ち上がり、面接へ繋がるケースが増えるでしょう。
他に、ビジネス実務マナー検定で職場でのコミュニケーションを図る際のマナー、電話対応などビジネスシーンで求められる様々なビジネスマナーを身に付けていることを証明できる資格や秘書検定3級～1級で、級が上がるごとに上司が携わっている仕事を理解し、秘書として何をすべきかを判断する能力が問われるようになるため、合格することで秘書に求められる知識やスキルを保有していること、さらに社会人としてのビジネスマナーも持ち合わせていることを証明できるようになります。
【重要度別】IT事務の志望動機の例文を踏まえた自己PRで押さえておきたい4つのポイント
【重要度5】PC・ITスキルの証明
ただ資格に合格した、を伝えるだけでなく「資格受験への動機も大切」です。たとえば、「前職で他の人に比べて作業に時間がかかっており、見直そうと思いMOS試験を受験。一科目合格したら勉強じたいがおもしろくなり、気づいてみると複数科目合格していた。今はそれがとても業務に役立っている。」
「職場の会話で耳にするIT用語。まったく分からなかったが離職したことをきっかけに時間ができたので一気に勉強した。そのところ、会話を聞いても耳に残らなかった内容がすっと理解できるようになった。勉強の大切さがわかり、自分でも時間を積極的に取っていこうという転機になった」
このように「自分で必要と思ったから勉強して合格」という主体的な姿勢も資格の合格と同時にアピールすることができると、向上心がある、と書くよりも実際にやってきたことが相手に伝わりやすくなります。
【重要度5】コミュニケーション能力や協調性のアピール
他部署との連携や調整も事務職には付きものです。そのためコミュニケーション能力や協調性があることを志望動機でアピールすると印象が良くなります。たとえば、「自分と異なる立場や考え方に触れたときに大切にしていることは傾聴です。ともに改善点を探し、前職では〇〇という事態を解消すべく、行動した。時には積極的に提案していくことにも努めた。」
事務職では差し込みの仕事も多く、自身で行おうとしていたことが対応したい時間にできないこともしばしば。そのようなときにも「感情的にならず、感情の起伏が少ない、と同僚から評価されたことがある」といったことも武器になります。
「困ったことがあったときには自分で調べてから相談をし、アドバイスをいただいたら素直に
聞き入れることができる」一見すると当たり前かと思われるかもしれませんが、「報・連・相」のタイミングや行い方がその会社になじむかも大問題です。どのような場においてもこの姿勢を保つことができる、ということは書く価値があるわけです。
【重要度4】自身の経験とIT事務の関連性
仕事として接点のない前職経験からのIT事務への応募は敬遠されてしまいます。原点に立ち返って
「前職ではシステムを使う側であったが、業務で使用している際ユーザーとしてカスタマイズできる範囲で追加機能を入れてみたところ、社内で評判が良かった。これを機にシステムを作ることに非常に興味が湧き独学をしている。一般事務の経験はあるのでIT事務という形でIT業界で働きながら業界の経験を積み、SEやPGも視野に入れて業務に携わりたい」と、このように「ご自身ならでは」の関連付けを伝え、強く印象付けましょう。IT業界は日々進化を遂げている世界ですので、自分発の強い希望がないと、業務が段階的に難易度が上がっていくときに崩れてしまうので選考から落ちてしまいます。
【重要度3】IT業界への興味や意欲のアピール
意欲は行動に表れるものです。IT業界へ転職するためにどのような準備をしていますか？
「スクールに通っている」「Webサイトを自身で作ってみた」「週1のIT系企業で働く人の集いに参加」
「朝活としてプログラミングに取り組む会合に参加」など、IT事務職であっても業界やその会社の
商材を理解することは大切です。能動的に取り組む姿勢が試されています。
【現役office講師がアドバイス】IT事務職の面接対策9つのポイント
断言し、結論から話す
自身のことに関しては「～と思います。」といったニュアンスではなく、「～です。」「大丈夫です。」「可能です。」といった言い切り型の文末表現を意識しましょう。また質問に対し、「結論から話す」ことも大切です。何を問われていたか、自身が迷子になっては相手を不安にさせるだけです。相手も補足情報より先に、回答を欲しています。
相手を巻き込むトークや質問を意識する
未経験の場合は相手の話、業務の説明をよく聞き理解することに努めましょう。経験ありの場合には
会話の合間で相槌を適度に入れ、コメントもすると良いでしょう。
未経験の場合は質問を挟むと業界や職種研究をよく行っていないと露呈されるので注意が必要です。
経験のありの場合は前職と比較し、どこが異なるか、どうやって進めるのかなど具体的な質問が
湧いてきたら素直に尋ね、今後自分の職場となる場所かを確認していくと良いでしょう。
失敗したことを問われたら具体的なエピソードや事例を交える
失敗談は「失敗の原因を認識しているか」「そこからどう改善していったか」など乗り越えたことを
測っています。仕事をしていたら失敗はつきもの。心証が悪くなることを心配し、「失敗したことはない」
と回答する方もいますが、逆に「失敗だと捉えていない、他の要因のせいだとして自覚がない」と
捉えられる傾向もあることを知っておきましょう。
エピソードを話すときは単なる苦労話にならないよう、仕事の背景や自身のポジションを端的に
説明し、核となる失敗についての説明にボリュームを持っていくことができるように話を組み立てましょう。
数値を出し説得力をアップさせる
〇時間で書類を〇枚作成、電話件数が〇件など探してみると前職経験を伝える中で「数値」を出せる部分があるかもしれません。該当する場合は指標になる可能性があるので洗い出しておきましょう。「業務ではスピード感をもって対応している」という売りを説明する際に説得力が増します。
数値化が難しければエピソードで勝負！
一方間接部門（スタッフ部門）にあたる場合はサポート・縁の下の力持ちであり、そういった数値化が
しにくいかもしれません。時間を意識しながら日々の業務に携わっていることに触れつつ、自身がいることで職場が「円滑に回る」「連携がスムーズ」「調査を得意としていた」「長文のマニュアルも1人で読みこなす自身がある」「相談事を多く持ち掛けられ、信頼されていたと思う」など仕事における長所をアピールすると良いですね。
中堅クラス以上の転職者であれば、「今後自分がどう働きたいか」「どのスキルを使って働きたいか」にフォーカスし、アピールすれば自身が希望する働き方のできる会社と出会える確率が高まるでしょう。
自信や積極性を示す姿勢を持つ
中途入職の場合はすでにある輪の中に入っていく積極性も大切です。新人研修や先輩上司がいて仕事を
丁寧に1つずつ手取り足取り教えてくれる、そんな環境はなかなか与えられないでしょう。
自信を持つためには裏付けが必要であり、「資格試験に合格した」という達成感やそこまでの練習時間が支えてくれることでしょう。逆にそれらが揺らいでいると、不安が先に立ち伝わってしまいますから
業務で役立つスキルを得るために「自分で努力したこと」「自分で苦労したこと」「自分で時間をかけたこと」を日頃から育て、転職活動時にはポイントを押さえて伝えましょう。
他社ではなかった理由
選考で競っている人がいる、採用を先方は前向きに検討している、このような場合に「どうして
同業他社でなく、我が社に応募したのか？」を確認されるケースがあります。企業研究をしっかり
行い、「規模」「サービスの内容」「使える能力」など応募先企業の魅力を分析し、準備しておきましょう。
自身のスキルでどう貢献できるか？も併せてアピールできるとベストです。
会社選びの軸を確認する
「応募する企業をどのように選んでいますか？」や「選考は他に進んでいるところはありますか？」といった質問は応募先をどういう軸で選んでいるのか、を問う質問といえます。IT業界であればいい、と漠然とした志望理由の方はこのあたりで振るい落とされてしまいます。日々新しいことに触れることができ、時に日本で情報が出ていなくても世界では公開されている情報もあり、最先端の技術やニュースに自分で触れていく必要があり、業務と並行して行うことになります。そのため企業側は覚悟ややる気を確認したいわけです。応募し始めると、どんどん自分の希望が膨らみA社とB社を比べがちです。それは自分の転職の軸があいまいだから。しっかり固めて面接に臨みましょう。
ChatGPTを有効活用する
最近では生成AIの1つである、ChatGPTを用いて応募書類を作成したり、表現のヒントを得たりすることも増えてきました。プロンプトを作りこめば、自分で考えている以上に適切な表現ができるかもしれません。過去記事をご覧ください！
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まとめ
今回の記事では「IT事務職への転職」のための応募書類からは「志望動機」「自己PR」についてを
評価ポイントや企業側の目線から説明してみました。また、面接対策のポイントもお伝えしました。
この記事が読者の皆さんの未来を良きものにできるようヒントになれば幸いです。
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